Y no solamente porque quieras y necesites maximizar la efectividad en todos los sectores, sino porque además ahora la ley te obliga a ello: las empresas tienen que hacer de forma obligatoria un registro diario de las horas que realice cada empleado.

Esta normativa, lanzada en febrero de este año (aquí está la sentencia que la confirmó), se hizo principalmente para que, según la Audiencia Nacional, se pueda tener mejor control sobre las horas extra y así asegurarse de que no quedan sin pagar.

Pero claro, surge una duda muy simple: si tu empresa está en una oficina no hay mucho problema porque pones un fichador electrónico y ya, pero… ¿cómo controlas las horas de trabajo, por ejemplo, de un promotor a pie de calle?

La lógica dicta que ese promotor tendrá que ir hasta tu sede, fichar y luego ir a su puesto de trabajo, con la consiguiente pérdida de tiempo y efectividad que eso supone. ¿No has pensado alguna vez que una app podría hacer ese control de horas?

Una app que es más que un fichador

Podría existir una aplicación que sirviera para hacer el fichaje de los trabajadores, y de hecho existen, pero seguro que ninguna tan completa como la que usamos en Efectivus. Porque, en efecto, con nuestra aplicación puedes hacerlo, pero además tendrás mucho más control sobre todo lo que concierne al trabajador.

Con esta app puedes saber las horas a las que empieza y termina el trabajador sin necesidad de que se desplace hasta la oficina junto con otras muchas funciones.

Por ejemplo, pongamos que estás haciendo una campaña de publicidad en mano por las calles de Madrid. Ese comercial solo tiene que fichar con su móvil cuando empiece, repartir por las calles e ir haciendo fotografías de los sitios en los que ha repartido (que llegarán al servidor central para confirmar que ha estado allí), e incluso recibir notificaciones por chat por si hay que hacer alguna modificación.

Modificación que puedes hacer sobre la marcha en el planning que tendrás disponible y que puedes manejar a tu antojo, según tu necesidad. Como puedes ver, esto es algo más que un mero Excel donde controlas los horarios. Es el control total de lo que necesitas.

Por supuesto, en el momento en que el trabajador termine su jornada tendrá que usarlo de nuevo para fichar y que conste que ha finalizado. De esta forma se crea automáticamente el registro necesario para que no puedan venir posteriores sanciones.

Polémica entre los empresarios

Según la normativa vigente, las sanciones que pueden recaer sobre las empresas que no cumplan con estos requisitos y no tengan disponible el registro serán multas sustanciales, con lo que disponer de un método automático y que no conlleva casi esfuerzo para controlar a qué hora sale el empleado de su puesto y saber si hay que abonarle horas extra o no es algo de necesidad casi vital.

La medida en sí no tuvo precisamente una buena acogida entre los empresarios y propietarios de negocios. Cuando la nota informativa acerca de la aplicación de esta medida salió a la luz, se decía textualmente que “no es admisible que con la invocación de la flexibilidad horaria que brindan las normas laborales, puedan perjudicarse los derechos de los trabajadores y se altere el equilibrio contractual mediante la prolongación de la jornada laboral”.

Los empresarios se tomaron esto como un ataque directo hacia ellos por la presunción de culpabilidad que detectaron en esas palabras. Y por supuesto, no gustó mucho tampoco la medida por los costes que traía con ella.

Pero es evidente que si llevamos la flexibilidad horaria por bandera necesitamos este tipo de registros para gestionar bien los turnos de trabajo y las diferentes jornadas de los empleados, de otra forma sería un caos.

Así que, como venimos diciendo, en vez de tener todo en un abarrotado documento de Excel con mil filas y veinte columnas, o en una poco eficiente base de datos de Access donde se lleve el control de las horas trabajadas, ¿por qué no tenerlo fácilmente accesible desde tu móvil?

Efectivus te hace falta, con esta aplicación no importa que el trabajador esté a tiempo parcial o que trabaje jornada completa, lo verás de una sola ojeada. Te vale con saber el nombre de la persona de la que necesitas saber los horarios para acceder rápidamente no solo a eso, sino también a todo lo que ha realizado a lo largo del día (y por supuesto de los días anteriores).

¿Y por qué para el trabajador es positivo el control?

Habrá quienes se pregunten si este registro no afectará de forma negativa a los empleados, que podrían considerar esta obligatoriedad como una norma a través de la cual su empresa puede aplicar sanciones siendo muy rigurosos con las horas de entrada y salida.

Es posible, pero hay que verlo más desde otro prisma: al dejar constancia diariamente de la hora a la que ha comenzado y la hora a la que ha terminado de trabajar, la separación entre vida laboral y personal del empleado será mucho más sencilla y saludable.

Porque si por ejemplo un repartidor de publicidad tiene que empezar su jornada a las 9 de la mañana y termina sobre las 8 de la noche porque le ha tocado jornada partida y tiene tres horas a mitad del día para descansar y comer, ¿cómo va a organizarse para estar con la familia?

Si esa situación se alargara en el tiempo seguramente ese empleado acabara siendo mucho menos eficiente que otros con horarios más racionalizados, y es posible que todo se debiera nada más que a un pequeño error en la gestión de los horarios de trabajo.

Esta transparencia le ayudará también a conocer cuántas horas extra le corresponden al mes, porque desde la misma app de Efectivus también podrá ver cuándo trabajó más de la cuenta. Además de contar con el registro que queda en la base de datos de horas de trabajo a la que tiene acceso el empresario, claro.

Además siempre podrán acudir a su sindicato, que tienen el derecho a recibir mensualmente un informe con las horas extra realizadas por los trabajadores de la empresa de acuerdo con el Real Decreto 1561/95 de 21 de septiembre sobre jornadas de trabajo.

Y por supuesto, está la motivación. Ni qué decir tiene que si un empleado sabe perfectamente cuánto tiene que trabajar y a qué horas y sabe que desde arriba se van a respetar sus horarios y horas extra, trabajará más a gusto. Ni qué decir tiene que un trabajador motivado rinde mucho mejor que uno que no lo está o que teme porque su situación pueda empeorar.

¿Qué ventajas tiene para el empresario?

Por supuesto, no solo es ese control sobre los horarios de los trabajadores, que puede aprovechar para optimizar la eficiencia en la empresa.

Es también que, si las cosas se hacen bien y se respetan tanto los horarios de entrada y salida como las horas extra y su pago, los trabajadores valorarán mejor tanto su empleo como a su empleador.

De hecho, el tener flexibilidad horaria y facilidad para compaginar la vida laboral con la personal son dos de las iniciativas que más valoran los trabajadores (31 y 26% respectivamente).

Llevar entonces una buena gestión de los horarios laborales resulta algo fundamental y que puede dar muy buenos resultados, principalmente a nivel de productividad e imagen interna.

Por qué llevar el control con Efectivus

Ya hemos dado unas cuantas razones por las que convertir Efectivus en tu máquina de fichaje laboral.

La principal es que no es solo una aplicación para fichar, sino que es mucho más completa. Es una herramienta de gestión total. No solo controlas los horarios, llevas el control de prácticamente toda la empresa.

Puedes consultar las rutas que siguen por geolocalización. Y es inmediato, de forma que si ves que está siguiendo un recorrido poco útil puedes corregirle sobre la marcha e indicarle por el chat una ruta mejor.

Porque también dispones de un chat que puedes usar para hablar directamente con los empleados y que está integrado en la aplicación para hacer más cómoda la comunicación y no depender de otras apps en las que pueden cruzarse conversaciones. Además de la consiguiente separación de las vidas del trabajador: lo que se habla en el trabajo se queda en el trabajo.

Para terminar, cuentas también con firmas digitales, reportes, encuestas, albaranes, historiales… todo ello disponible desde la misma aplicación y preparado para rellenar y enviar. Tu productividad se multiplicará.

Como ves, no es únicamente conocer a qué hora entra y sale el trabajador. Es poder gestionar la empresa de forma fácil y cómoda mejorando la eficacia en el proceso.

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