En el actual contexto de competencia global donde los competidores están en todo el mundo, son muchos los que creen que el aumento de la productividad y el incremento de la calidad son dos patas básicas para asegurar la viabilidad de los proyectos empresariales.

Algunos expertos aseguran que ambos factores son necesarios para poder mantener el tipo ante una competencia mundial y clave para garantizar la rentabilidad del proyecto y no perder de vista las nuevas y cambiantes exigencias de los actuales consumidores.

En cuanto a la productividad, entendida como rendimiento, se suele decir que se es productivo cuando somos capaces de obtener el mayor número de productos a trabajar con unos recursos determinados durante un tiempo determinado. En este punto es importante subrayar que toda mejora encaminada a incrementar la productividad, tanto de las rutinas productivas, como del entorno, lo que incluye inversión en la mejora del producto o servicio o los salarios. Ya que todo esto influye tanto en la calidad del producto como en los tiempos de producción.

La calidad en el mercado actual

La calidad no es un concepto inmóvil. Esta varía en función de loas necesidades de los consumidores y de los estándares de los competidores. Aquellos que no apuestan decididamente por su mejora son los más débiles en un mercado de competencia global y donde los que deben escoger a quién comprar miran cada vez más los valores añadidos de unos respecto a los otros.

Todo esto nos lleva a la conclusión de que no se puede hablar de productividad sin hacerlo de calidad, de nuevas formas y hábitos de consumo, de competencia global y de transformación de los ambientes y las rutinas productivas, en tanto en cuanto todos están intrarelacionados.

Por eso afirmamos que la productividad es el vínculo entre la producción obtenida a través de un determinado sistema de producción y los recursos empleados para ello, cuando no el vínculo entre el resultado productivo y el tiempo y los recursos empleados en su obtención. Y es que a menor tiempo empleado para obtener un determinado producto o servicio, mayor es la productividad del sistema empleado.

Conseguir una alta productividad apostando durante todo el proceso productivo por la calidad es una forma de trabajar que requiere mucho esfuerzo prolongado en el tiempo, sobre todo cuando se quiere mantener en ese feroz entorno competitivo en el que nos encontramos y al que venimos haciendo referencia en todo el artículo.

En definitiva, se trata de poner toda la carne en el asador para ofrecer un producto o servicio mejor y/o a mejor precio que nuestros competidores globales para conseguir asentar nuestro proyecto y hacerlo crecer en el tiempo. Algo que resultará imposible sin una apuesta por un modelo de producción rentable.

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Factores que reducen tu productividad y que debes controlar para mejorarla

La luz

La exposición solar afecta al rendimiento de los trabajadores. Si esta no es buena puede causar problemas oculares, cefaleas y propiciar la aparición del estrés. Es, pues, muy importante asegurarse de que nunca nos falta, y también de que no molesta por exceso. Sea como fuere, los expertos recomiendan trabajar en salas bien iluminadas y donde la iluminación es la misma a lo largo de la jornada laboral.

La temperatura

Cuanto más cómodo se está, más productivo se es. Eso es lo que apunta un estudio publicado por la revista Building and Environment donde recomiendan a los empresarios aclimatar las zonas de trabajo a una temperatura que oscile entre los 24 y los 26 grados todo el año en busca de la mayor eficiencia de sus trabajadores. Si la sala es fría o caliente el rendimiento laboral menguará notablemente.

El desayuno

Otra investigación sobre rendimiento en el trabajo apunta a la necesidad de realizar una buena primera ingesta de alimentos con la que movilizar al organismo y reponer los niveles de azúcar en sangre, habiéndose demostrado que estos influyen en la concentración y la productividad media de los trabajadores. Y es que los empleados con bajos niveles de azúcar se sienten más cansados, irritados y trabajan con mayor desgana.

El desayuno ideal, pues, debería contener una pieza de fruta, un zumo de fruta natural recién exprimido, un café, una pieza de pan y alguna proteína magra.

Permanecer sentado

Pasarse largos periodos sin levantarse de la silla reduce los niveles de productividad. Es por eso por lo que se recomienda a los trabajadores que se muevan durante al menos diez minutos cada hora, u hora y poco para caminar, despejar la mente y retomar fuerzas antes de continuar con las tareas previstas para cada día.

El móvil

El vicio que cada vez más personas adquirimos de echar un vistazo al teléfono móvil a cada rato mengua nuestra productividad. Salvo que se trate del terminal de empresa y lo necesitemos imperiosamente para cumplir con nuestras obligaciones a cada rato, lo ideal sería revisarlo únicamente en los descansos, dado que se trata de una gran distracción que afecta a nuestra productividad.

Si no se trata de una emergencia o lo necesitamos para trabajar, mejor dejarlo apartado y fuera del alcance de nuestra mano mientras trabajamos.

En definitiva, como han podido apreciar, se trata de generar, entre todos, el ambiente de trabajo más propicio para llevar a cabo las tareas diarias en busca de la máxima concentración durante el mayor tiempo posible.

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Incluso aquellas tan pequeñas en las que no se realicen horas extra, el horario del personal tiene que ser controlado. Y es que, como bien determina la Sentencia de la Audiencia Nacional ratificada en 2015 sobre el descontrol de los horarios del personal: “coloca a los trabajadores en situación de indefensión que no puede atemperarse porque las horas extraordinarias sean voluntarias, puesto que el único medio de acreditarlas es, precisamente, el control diario”.

Así que, si quieres que tu empresa cumpla con la ley, tendrás que comenzar a controlar el horario de tus trabajadores.

El registro es obligatorio para todas las empresas

En esta Sentencia se explica que el registro diario de la jornada es una herramienta fundamental promovida desde este órgano legislativo  para poder realizar un control exhaustivo y veraz de las horas extraordinarias del personal.

Y es que la motivación de la Audiencia Nacional es convertir en obligatorio el control de todos los trabajadores y no sólo de aquellos que realicen horas extra ya que lo contrarío podría acabar provocando un círculo vicioso en relación  a la jornada. Es decir, que si las empresas no controlan todos los horarios sino sólo estas horas extras ¿cómo van a poder controlar correctamente aquellas en las que sean necesarias las horas extras?

Por no mencionar las empresas con diferentes registros de horarios en las que las horas extra de parte del personal se pueden confundir fácilmente con la jornada  habitual de otros en las que se convierte en una herramienta indispensable. Por todo esto, la Sentencia explica que el registro diario es fundamental para garantizar que aquellos trabajadores que realicen horas extra en su empresa reciben la compensación económica que les corresponde.

Pero… ¿es algo cómodo?

Puede que, para muchos profesionales que ya realizan cientos de acciones en su jornada laboral, implementar una más pueda resultar a priori algo engorroso. Sin embargo, con aplicaciones de control de horarios del personal como Efectivus simplemente se trata de entrar en la app y pulsar el botón de comenzar la jornada. Nada más y nada menos.

Además, gracias a este método de registro de horarios se encuentran mucho más protegidos ante una empresa que no pagaría las horas extra si no tuviera que mantener este control exhaustivo y obligado. Para el trabajador son todo ventajas.

Efectivus, tu herramienta de uso diario

Si no quieres incumplir con esta sentencia de la Audiencia Nacional (que ya entra en vigor para el cierre de este 2016) te recomendamos que te unas a los cientos de empresas nacionales e internacionales que trabajan con Efectivus.

Informes automáticos de registro de horarios de tus trabajadores, geolocalización, chat con envío de imágenes y audio ubicados además del fichaje online. Y podrás controlarlo todo desde tu smartphone o tableta. Todo son ventajas con Efectivus.

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Sigue estos consejos que te ayudarán a eliminar esas largas cadenas de correos electrónicos, horas perdidas y gasto en formación externa que, en la práctica, pueden hacer más mal que bien.

Menos correos, más productividad

Según un estudio de Bain&Company, los ejecutivos de medianas empresas pueden llegar a recibir una media de unos 30.000 mensajes de correo electrónico externos a la empresa cada año. Ni correos internos o listas de trabajo, sólo emails externos. Es imposible que no se produzca una pérdida de información ante tantísimos datos recibidos. Y ni siquiera se están contando ejecutivos de multinacionales o grandes empresas.

Lo que, desde Efectivus queremos recomendarte es crear un manual de buenas prácticas para este y otros muchos temas de la compañía. Ahí podéis explicar muchos asuntos así como priorizar qué tema es sensible de ir en un correo y cuál no. 

Otros canales de comunicación como intranet, foros de trabajadores o hablar de algunos temas en persona e incluso organizar reuniones* con estos asuntos como puntos del día son algunas opciones para reducir sustancialmente los correos electrónicos.

Dos minutos de rigor

Existe una teoría, especialmente recomendada por Alberto Iglesias Fraga, que dice que si respondes inmediatamente todos los correos en los que tardes dos minutos o menos en hacerlo y recolocas los demás en sus carpetas o etiquetas correspondientes conseguirás que no se pierda información.

Por otro lado, dedicar unos dos minutos (probablemente algo más) a limpiar la bandeja de correos recibidos al acabar la jornada también conseguirás tener una bandeja mucho más productiva.

*¿Y si no hubiera reuniones?

Cualquier persona que haya trabajado en una oficina puede comprobar que las reuniones, tanto físicas como virtuales (mediante Hangouts, Skype,…) una vez que han sobrepasado una duración (aproximada) de una media hora más dejan de ser productivas.

Las comidas de trabajo se han reducido desde hace unos años en muchas empresas, logrando aumentar la productividad ya que ni eran buenas para hablar de trabajo… ni para comer. Sin embargo, si no queda otra solución que hacer una reunión, está comprobado que el mejor método es hacerlas de manera virtual, para que los empleados no pierdan tiempo, los comerciales visitas o los directivos temas de agenda.

La informalidad es productiva

Puede que, para los fanáticos de la jerarquía o la formalidad en las empresas, esto resulte un sinsentido, pero las reuniones informales resultan mucho más cómodas y distendidas para los trabajadores y son ellos, al fin y al cabo, quienes realizan la mayor parte del trabajo.

Modelos innovadores que, como apunta Iglesias Fraga, resultan más productivos y mejoran la imagen de los directivos de cara a los trabajadores de todo tipo de empresas. Vamos, el Happy wife happy life de toda la vida adaptado al terreno laboral.

Sé un ejemplo a seguir

Fomentar que los profesionales más especializados en un tema contribuyan diariamente a la formación del resto de compañeros y subordinados en las empresas es una de las mejores ideas tanto para el control de tus empleados desde el punto de vista laboral como para mejorar los servicios que ofrezcáis.

Pero, si lo que de verdad quieres es mejorar la productividad de tu empresa, nuestro mayor consejo es que empieces a utilizar la mejor herramienta para control del horario laboral o fichaje online entre otras muchas posibilidades que conseguirán mejorar la productividad de tu empresa, aunque sigas teniendo 30.000 correos electrónicos al año.

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