Sigue estos consejos que te ayudarán a eliminar esas largas cadenas de correos electrónicos, horas perdidas y gasto en formación externa que, en la práctica, pueden hacer más mal que bien.

Menos correos, más productividad

Según un estudio de Bain&Company, los ejecutivos de medianas empresas pueden llegar a recibir una media de unos 30.000 mensajes de correo electrónico externos a la empresa cada año. Ni correos internos o listas de trabajo, sólo emails externos. Es imposible que no se produzca una pérdida de información ante tantísimos datos recibidos. Y ni siquiera se están contando ejecutivos de multinacionales o grandes empresas.

Lo que, desde Efectivus queremos recomendarte es crear un manual de buenas prácticas para este y otros muchos temas de la compañía. Ahí podéis explicar muchos asuntos así como priorizar qué tema es sensible de ir en un correo y cuál no. 

Otros canales de comunicación como intranet, foros de trabajadores o hablar de algunos temas en persona e incluso organizar reuniones* con estos asuntos como puntos del día son algunas opciones para reducir sustancialmente los correos electrónicos.

Dos minutos de rigor

Existe una teoría, especialmente recomendada por Alberto Iglesias Fraga, que dice que si respondes inmediatamente todos los correos en los que tardes dos minutos o menos en hacerlo y recolocas los demás en sus carpetas o etiquetas correspondientes conseguirás que no se pierda información.

Por otro lado, dedicar unos dos minutos (probablemente algo más) a limpiar la bandeja de correos recibidos al acabar la jornada también conseguirás tener una bandeja mucho más productiva.

*¿Y si no hubiera reuniones?

Cualquier persona que haya trabajado en una oficina puede comprobar que las reuniones, tanto físicas como virtuales (mediante Hangouts, Skype,…) una vez que han sobrepasado una duración (aproximada) de una media hora más dejan de ser productivas.

Las comidas de trabajo se han reducido desde hace unos años en muchas empresas, logrando aumentar la productividad ya que ni eran buenas para hablar de trabajo… ni para comer. Sin embargo, si no queda otra solución que hacer una reunión, está comprobado que el mejor método es hacerlas de manera virtual, para que los empleados no pierdan tiempo, los comerciales visitas o los directivos temas de agenda.

La informalidad es productiva

Puede que, para los fanáticos de la jerarquía o la formalidad en las empresas, esto resulte un sinsentido, pero las reuniones informales resultan mucho más cómodas y distendidas para los trabajadores y son ellos, al fin y al cabo, quienes realizan la mayor parte del trabajo.

Modelos innovadores que, como apunta Iglesias Fraga, resultan más productivos y mejoran la imagen de los directivos de cara a los trabajadores de todo tipo de empresas. Vamos, el Happy wife happy life de toda la vida adaptado al terreno laboral.

Sé un ejemplo a seguir

Fomentar que los profesionales más especializados en un tema contribuyan diariamente a la formación del resto de compañeros y subordinados en las empresas es una de las mejores ideas tanto para el control de tus empleados desde el punto de vista laboral como para mejorar los servicios que ofrezcáis.

Pero, si lo que de verdad quieres es mejorar la productividad de tu empresa, nuestro mayor consejo es que empieces a utilizar la mejor herramienta para control del horario laboral o fichaje online entre otras muchas posibilidades que conseguirán mejorar la productividad de tu empresa, aunque sigas teniendo 30.000 correos electrónicos al año.

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Continúa leyendo para eliminar o reducir al máximo las actividades diarias que contribuyen a reducir la productividad.

Tareas a medias

Como bien explica El Método Ivy, siempre hay que acabar una tarea una vez comenzada. Esto que parece tan lógico es la base de muchísimos de los consejos que se pueden encontrar en artículos sobre cómo aumentar la productividad.

Lo cierto es que, una vez que comenzamos una tarea nueva sin haber finalizado la anterior, es muy probable que no lleguemos a acabarla o que perdamos información durante este trámite. Es más importante acabar la primera correctamente y no tener que volver a ella que comenzar una nueva… y hacerlo mal. Conseguir inculcar esto a tus empleados es fundamental para mejorar la productividad de tu empresa.

Muchas cosas a la vez

Hay un refrán que dice que quien mucho abarca poco aprieta. En la productividad, esta es una de las máximas de trabajo.

Cuando tus empleados tienen demasiadas cosas que hacer, es una buena idea que vayan una por una. Esto fomenta que no lleven varias tareas a la vez y así acaben una antes de comenzar la siguiente, justo como decíamos en el punto anterior.

Una herramienta que permita organizar y asignar tareas es una gran idea para aumentarla productividad de tus empleados.

El desorden

Son muchas las personas incapaces de trabajar en una habitación o escritorio sin ordenar. Por ello, conseguir mantener una línea de organización en la oficina es fundamental. Establecer unas bases para con tus empleados es complicado, pero fomentar el orden y la pulcritud en una mesa de trabajo siempre es una buena idea.

Perder el tiempo y no descansar

Puede que parezca que, no estar concentrado todo el tiempo de la jornada de trabajo es una buena idea ya que nos permite tener la mente más fresca, pero nada más alejado de la realidad.

Las redes sociales e internet fomentan perder el tiempo constantemente, así como no descansar lo suficiente. Son cada vez más las empresas que se interesan en que sus trabajadores estén descansados.

No decir no

Para un trabajador, no negarse a hacer una tarea para la que no tiene tiempo o preparación suficiente y aceptarla puede parecer un reto, pero es un verdadero problema. Las personas que no saben decir que no tienen un nivel de productividad mucho más bajo que aquellas que conocen sus límites.

Saber hasta dónde es capaz de llegar cada uno de tus empleados es una parte difícil pero muy importante para la productividad de tu oficina  y el bienestar de tus trabajadores y que, sin duda, permitirá aumentar la productividad.

Aumentar la productividad con Efectivus

Gracias a nuestra aplicación de control de horario podrás conocer qué hace cada uno de tus trabajadores al momento, organizar sus tareas y sus horarios mediante el fichaje online.

Únete a las empresas que, día a día, logran aumentar su productividad con nosotros. La mejor manera de ser eficiente es con Efectivus.

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