Decora tu oficina con plantas

Aunque nos quedaríamos con todas las oficinas que te vamos a enseñar, de cada una de estas imágenes hay algunos detalles que nos llaman más la atención que otros. De esta primera copiaríamos sin dudarlo las plantas que rodean el escritorio. Si no se te dan bien las plantas, coloca cactus o plantas crasas que requieren menos cuidados, aunque como están a la vista te será fácil acordarte de regarlas.

Luz natural

Tu espacio de trabajo necesita tener buena visibilidad, así que es muy buena idea colocarlo cerca de una ventana. Puede que con la luz frente al ordenador te deslumbre y no trabajes de manera cómoda. Si puedes situarlo de forma que la ventana quede a la izquierda lograrás la iluminación natural perfecta. Tenlo también en cuenta a la hora de colocar lámparas de mesa para no crear sombras indeseadas.

Aumenta tu espacio de almacenaje

Cuando trabajamos con muchos materiales distintos siempre nos falta espacio de almacenaje, pero si las típicas estanterías no te gustan para tu casa, copia esta técnica. Apila cajas de distintos tamaños y píntalas de diferentes colores o forra el fondo con papel pintado para crear un lugar de almacenamiento a medida. Para asegurarte de que no se van a desmoronar sobre tu cabeza, cuando las tengas en la posición definitiva puedes pegarlas entre ellas con adhesivo de doble cara. Después ánclalas a la pared como si fueran un solo mueble.

Delimita tu oficina en casa con pintura

¿No tienes una habitación propia para tu escritorio ni armarios vacíos en casa? Eso no tiene que frenarte para dedicar un espacio a tu trabajo. Delimita la zona dedicada al escritorio con una franja de pintura de color distinto para copiar esta pequeña oficina.

Utiliza piezas que te gusten

Vas a pasar muchas horas al día trabajando (más de las que nos gustarían), por lo deberíamos sentirnos cómodos en nuestro espacio de trabajo. Una silla cómoda, muebles bonitos y piezas seleccionadas te ayudarán a pasar mejor el tiempo que estés sentado en tu oficina.

Esconde lo que no quieras mostrar

Cuando compartes el espacio donde vives con el de trabajo, es muy buena idea esconder lo que no queramos tener a la vista. ¿Te apetece seguir viendo la impresora y los archivadores una vez ha terminado tu jornada de trabajo? Los armarios y cajones te serán muy útiles para tenerlo todo recogido. Cuando lo necesites, solo tienes que abrir el armario sacar estrictamente lo que te haga falta en ese momento.

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En la era de los teléfonos inteligentes y de Internet se podría pensar que los días de los calendarios de papel están contados, pero los datos sugieren lo contrario. No sólo han sobrevivido a la revolución digital, sino que las ventas de algunos tipos de calendarios impresos han aumentado.

La personalización ha ayudado a que los planificadores y los libros de citas sean populares. Ahora un consumidor puede personalizar un planificador para adaptarlo a su estilo con accesorios, colores e incluso códigos de colores para eventos y actividades. Y eso no es algo que puedas hacer en el calendario estándar del teléfono, por muy smartphone que sea.

Los calendarios tradicionales son un buen método para mantener la productividad: son un soporte tradicional y en muchas ocasiones más visual que un teléfono. Al tenerlo colgado de una pared o sobre la mesa del ordenador lo tenemos a la vista constantemente, y podemos llegar a combinar la estética con la funcionalidad. Esto hace que el analógico y el digital puedan coexistir fácilmente.

Otro punto a favor de este método es que poner un calendario digital implica que salgan más pitidos, notificaciones y se cope más RAM en el ordenador, lo que no dejan de ser distracciones para el trabajador. Un planificador en papel es así más eficiente.

Puede parecer anacrónico que un producto impreso pueda prosperar y competir en la era digital. Pero el continuo éxito de algunos calendarios de papel refleja el mismo que el de los libros impresos, una industria que hace varios años se enfrentaba a lo que parecía ser la posibilidad real de que los libros electrónicos le comieran el terreno. En lugar de eso, una encuesta de este otoño demostró que la mayoría de los lectores todavía preferían su material de lectura impreso en papel.

Sin embargo, la popularidad de algunos calendarios –almohadillas de escritorio o los que cuelgan de la pared– ha disminuido en favor de los que se colocan sobre la mesa.

Si bien es verdad que su uso en las oficinas está cayendo (ha pasado de un 2,56% de calendarios en papel por negocio en 1981 a un 2,10% en 2011) la realidad es que el descenso es apenas significativo teniendo en cuenta el auge de la era digital y cómo los programas y aplicaciones han sabido vender bien los aumentos de la productividad.

Más calendarios móviles, menos de ordenador

Un artículo de 2008 del Virginia Tech, titulado «Un estudio exploratorio del uso del calendario personal», predijo que el final de los calendarios electrónicos sería rápido e inevitable. «Con el uso creciente de dispositivos móviles, cada vez más tareas del calendario se realizan fuera del ordenador de sobremesa», se puede leer en el artículo.

Un punto brillante en la industria siguen siendo los calendarios promocionales, como los distribuidos por inmobiliarias, profesionales médicos, talleres de reparación de automóviles y otros negocios. Como porcentaje de ventas de productos promocionales, las ventas de esos calendarios se han mantenido o incluso aumentado ligeramente entre2012 y 2015, según cifras de la industria.

De hecho muchas empresas han encontrado en estos calendarios de papel un vehículo publicitario eficaz con un atractivo para el mercado masivo. Otro estudio ha encontrado que el 82 por ciento de los que reciben estos objetos disfrutan recibiendo un calendario como regalo complementario y el 70 por ciento planean hacer negocios con la compañía que proporcionó el calendario. Podría incluso formar parte del salario emocional del trabajador, así como idea.

Es decir, que no solo estamos ante una herramienta que sobrevive en medio de una era digital, sino que además se convierte en un arma para aumentar la productividad, la eficiencia y la felicidad de los empleados. ¿Más dudas para volver al papel?

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Evidentemente, hay profesiones en las que directamente está estrictamente prohibido. Ni qué decir tiene que las que son de cara al público no lo tienen permitido, al menos no de forma individual. Sí se puede dar el caso de que se disponga de un hilo musical en la oficina para aliviar los momentos de menor afluencia, pero en general son entornos en los que la música no tiene cabida.

Los argumentos a favor y en contra de la música para fomentar la productividad son varios, vamos a ver razones a favor y en contra para tomar esa decisión con conocimiento de causa y no dejándonos llevar por un impulso.

La música mejora la productividad, la creatividad y elimina estrés

Podemos leer en el estudio de Teresa Lesiuk (en inglés), de la Universidad de Windsor, que el que nuestros empleados escuchen a sus grupos predilectos en verdad nos beneficia. Cuando cada uno escucha lo que le gusta genera una sustancia llamada dopamina, que ayuda a eliminar el estrés y a asociar el trabajo con cosas positivas.

Además, permitir que nuestros empleados tengan los cascos puestos mejora nuestra imagen ante ellos. Y como vimos, si el trabajador es feliz sus resultados serán mucho mejores.

Sí que se desprende también del estudio que combinar estas tareas mejora la productividad principalmente en los jóvenes, que son también los que más tiempo pasan escuchando música.

Al estar aislados del ruido exterior, la concentración también aumenta. No hay distracciones, los sonidos externos no alejan la mente del trabajo. Hay quien dice que esta forma de aislarse perjudica la comunicación, pero en verdad si alguien quiere ponerse en contacto con una persona que escucha música mientras trabaja seguramente encuentre otras formas de hacerlo que no sea únicamente la voz.

Como consejo, lo mejor es escuchar temas que no lleven letra. Por supuesto, cada cual se concentra mejor con lo que le gusta. Pero para evitar distracciones es mejor escoger canciones u obras que no lleven voz (música clásica, electrónica, chillout…).

Dispersión mental y bajón de la concentración

Como argumentos en contra tenemos, principalmente, la dispersión que puede causar escuchar música que conozcamos y que podamos seguir. Principalmente si son canciones con letras que sepamos y que, de manera consciente o inconsciente, empecemos a canturrear.

Es cierto que en ambientes de trabajo más monótonos como cadenas de montaje mantener un hilo musical puede beneficiar: ayuda a que el empleado esté más atento y hace que el ambiente sea algo menos aburrido.

Sin embargo, en empleos más creativos es posible que el tener otra distracción reduzca la productividad del empleado por no poder concentrarse en una única tarea. Porque una cosa es escuchar algo de ruido a nuestro alrededor (esto en redacciones por ejemplo es bastante usual) y otra muy distinta tener a alguien cantando en nuestros oídos.

Un estudio recogido por la revista INC (en inglés) explica por qué el silencio es la mejor opción para los trabajadores: la rentabilidad y la productividad, según estas teorías, aumentarían al evitar las distracciones ambientales.

Todos en algún momento queremos alejarnos del mundanal ruido y aislarnos en nuestra pequeña cámara de silencio para no oír ni escuchar más que nuestra respiración. Eso nos ayuda a concentrarnos y a relajarnos. Por supuesto que esto también es útil para nuestro trabajo.

Desde luego, si tenemos que decidir entre música sí o no y esta decisión cae en el empleado, la mejor opción es con la que mejor funcione. Ahora, si es el jefe el que decide esperamos que con estos argumentos sepa decidir si permitirlo o no.

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Igual que debemos aprender unas pautas para ser productivos y hacer nuestro trabajo de la mejor manera posible, también hay lecciones valiosas que hay que interiorizar para saber dar el justo peso a todas las cosas. Además de disfrutar con todo lo que hagamos, tenemos que trabajar para vivir y no vivir para trabajar. Al hilo de esto, hay una serie de consejos para desconectar (en su justa medida) y ser más productivo. Uno de ellos pasa por adelantar un poco el despertador para hacer ejercicio -o ir a la oficina en bicicleta o a pie- para empezar el día relajado y lleno de energía.

El ocio, a favor de la productividad

La segunda de las sugerencias versa sobre su vena más artística ya que propone mantener la mente ocupada aprendiendo a tocar un instrumento musical para pensar menos en las preocupaciones laborales. Siguiendo esta línea, deberíamos tener algo que hacer después de pasar por la oficina: un hobbie que puede ir desde leer a pasear pasando por montar un pequeño huerto en tu casa. Y, por supuesto, no olvides la música. Muchas veces en el trabajo permiten escucharla porque es una actividad relajante que genera bienestar.

Tampoco hay que descuidar la vida social. Por ello, se recomienda hacer planes con los compañeros pues relacionarte con ellos fuera del ambiente laboral ayuda a mejorar no sólo tu relación con ellos, también el trabajo en equipo. Las opciones fuera de la oficina no se reducen a ellos, todos los días hay que dedicar tiempo a la familia y amigos porque son tu principal apoyo y deben saber que estás ahí.

Herramientas con la productividad en las venas

Limitándonos al área laboral, es aconsejable usar las pausas que hagas en el trabajo para desconectar: dejar lo que estás haciendo y relajarse. Además, es buena idea reservar unos minutos de la jornada para pensar en cómo atacar y resolver los problemas que han ido surgiendo. Por otro lado, no hay que tener reparos para disfrutar de los frutos de tu trabajo. No en vano, nacen de tu esfuerzo así que fíjate una meta (un viaje o algo que te haga ilusión comprar) y ve hacia ella.

Finalmente, hay que plantar cara al estrés para conseguir desconectar aunque tampoco hay que apagar los motores completamente porque existen herramientas que ayudan a incrementar la productividad. Efectivus es el mejor ejemplo de ello. En un mundo donde usamos aplicaciones para todo, ¿por qué no emplearlas para mejorar la eficiencia de los trabajadores? Conocer, controlar y coordinar la labor de los empleados que no están en la oficina se convierte en un auténtico reto, pero no en algo imposible. Las empresas desean productividad, rentabilidad y eficiencia, algo que sólo pueden conseguir con un perfecto control y coordinación de su personal.

Tranquilo, Efectivus se encarga de tu productividad

Herramientas como Efectivus facilitan todo ese proceso. Ofrece un chat privado para comunicarse con cada uno de los empleados y, además, incorpora la geolocalización para saber dónde está. Por otro lado, facilita los procesos ya que desde la propia app se pueden llevar a cabo pedidos, contratos -con la firma digital-, albaranes y encuestas, fotos o informes que se ubican en el mapa en tiempo real. De esta manera, la compañía siempre sabe dónde está su trabajador, los pasos que ha dado para llevar a cabo su cometido y su historial geolocalizado.

Hay más procesos y gestiones que Efectivus simplifica: la gestión del calendario y las órdenes de trabajo (con un servicio de alertas) se pueden elaborar en tiempo real y el cliente puede tener acceso para conocer el estado del servicio que ha contratado. Las ventajas se multiplican porque la herramienta implementa y mejora la gestión, planificación, control, coordinación y medición de los empleados de la compañía. Y es que ésta puede comprobar el rendimiento en tiempo real para mejorar, solucionar o tomar decisiones sobre la marcha. Sí, hay que desconectar… pero no del todo. Lo suficiente para Efectivus se haga cargo de las tareas por ti.

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Para una empresa de transporte es muy importante conocer en todo momento dónde están sus mensajeros; si están haciendo su reparto, si pasan por todos los puntos de entrega, y si el paquete es entregado en perfectas condiciones. Saber todo esto conlleva muchos problemas de comunicación, llamadas, y buscar un sistema para verificar que el paquete ha sido entregado sin manipular. Lo peor de esto es que muchas veces la información no está centralizada para poder analizarla en conjunto. Con el sistema Efectivus de coordinación de empleados estos problemas serán cosa del pasado.

Que no se coordinen bien los mensajeros. Para llegar al mayor número de clientes en el menor tiempo posible, es importante gestionar las rutas de cada empleado con precisión. Con el sistema de geolocalización Efectivus, verás en tiempo real la ruta utilizada por cada empleado en tiempo real, y podrás modificar sus rutas comunicándote con ellos vía chat (con escritura por voz).

Que se remitan paquetes a la persona equivocada. Gracias a las fotografías geolocalizadas y no manipulables, tus empleados podrán acreditar que han entregado el paquete. Estas fotografías quedan marcadas con hora y lugar en el mapa. Además, la app tiene sistema de firma digital para que el cliente certifique haber recibido su pedido.

Que el paquete llegue estropeado o abierto. Las fotografías geolocalizadas certificarán el estado del paquete. Las garantías que ofrece el sistema Efectivus son tres: las fotos son marcadas en el mapa con su fecha y lugar, son hechas desde la aplicación y enviadas al momento, y no permiten ningún tipo de manipulación de la imagen.

Que los mensajeros no repartan a todos los puntos, alegando retrasos, atascos o desconocimiento de cómo llegar a un punto. El sistema de coordinación Efectivus permite comunicarse de forma permanente con el empleado gracias al sistema de chat geolocalizado con escritura por voz. Además, se le puede enviar archivos en cualquier formato directamente a la aplicación, y en todo momento, y desde cualquier lugar, veremos la ruta que está realizando. Todo esto puede servirle de ayuda al mensajero para saber llegar a todos los puntos del reparto, o conocer qué vías tienen menos retenciones y atascos en tiempo real.

Que el cliente no sepa dónde está su paquete. Gracias al widget Efectivus, podrás ofrecer a tus clientes seguimiento en tiempo real del transporte de su pedido.

Que la furgoneta sufra un robo de mercancías. Gracias al sistema de informes geolocalizados por voz, y al envío de alarmas S.O.S, podrá reportar al momento cualquier percance que sufra su vehículo o la mercancía que transporta. Toda esta información te llegará al momento, y tú podrás conocerla estés donde estés.

Compruébalo Gratis.

Evitar penaltis en facturas por descensos en el reparto en el caso de multinacionales. Gracias al aumento del rendimiento, y a que se puede acreditar cada reparto realizado, los directivos que trabajan en multinacionales podrán evitar los penaltis en la facturación.

Efectivus es un sistema de coordinación de empleados y seguimiento del trabajo pensado para facilitar la vida tanto a empleadores como a empleados. Los primeros conocerán siempre lo que pasa en su empresa de mensajería, y podrán coordinar y mejorar el rendimiento de sus empleados; los segundos, mejorarán su productividad y resultados, y verán facilitado su trabajo diario.

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